App Kennwort Microsoft 365 aktivieren und einrichten
Ein App Kennwort Microsoft 365 wird immer dann benötigt, wenn externe Anwendungen oder ältere Programme keine moderne Zwei Faktor Authentifizierung unterstützen. Damit sichere Drittanbieter Apps trotzdem Zugriff erhalten, erstellt man ein spezielles App Passwort, das ausschließlich für diesen Zweck genutzt wird. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du 2FA aktivierst, ein App Kennwort Microsoft 365 erstellst und sicher einsetzt.
Einrichtung von 2FA für das App Kennwort Microsoft 365
Schritt 1: Zwei Faktor Authentifizierung pro Benutzer aktivieren
Anmeldung im Admin Center
Öffne deinen Browser und gehe auf admin.microsoft.com. Melde dich mit deinen Administrator Zugangsdaten an.
Benutzerverwaltung öffnen
Wähle im linken Menü die Bereiche Benutzer und danach Aktive Benutzer. Dort findest du alle vorhandenen Konten.
2FA für einzelne Personen aktivieren
Wähle den gewünschten Benutzer aus und öffne die Option Mehrstufige Authentifizierung verwalten. Du landest auf der MFA Übersicht und siehst, ob die Funktion aktiv ist.
2FA erzwingen
Markiere den passenden Benutzer und wähle Aktivieren. Beim nächsten Login wird der Nutzer aufgefordert, seine Zwei Faktor Authentifizierung einzurichten, bevor er ein App Kennwort Microsoft 365 erzeugen kann.
Schritt 2: Nutzer richtet 2FA ein
Erster Login nach Aktivierung
Beim nächsten Anmeldeversuch fordert das System den Mitarbeiter auf, seine Identität mit einem zweiten Faktor zu bestätigen.
Authentifizierungsmethode auswählen
Erlaubte Methoden sind unter anderem Authenticator App, SMS Code oder Anruf. Nach Abschluss ist das Konto bereit für ein App Kennwort Microsoft 365.
App Kennwort Microsoft 365 erstellen und verwalten
Schritt 3: App Passwort aktivieren
Sicherheitseinstellungen öffnen
Logge dich unter www.office.com ein, gehe auf Mein Konto und danach auf Sicherheit.
Bereich für App Kennwörter öffnen
Klicke auf Zusätzliche Sicherheitseinstellungen. Dort findest du den Eintrag App Kennwörter. Wähle Neues App Kennwort erstellen.
Neues App Kennwort Microsoft 365 generieren
Vergib einen sinnvollen Namen wie Outlook auf Smartphone und klicke auf Generieren. Das Passwort wird nur einmal angezeigt. Notiere es sicher, da es nicht erneut abrufbar ist.
Wann ein App Kennwort Microsoft 365 benötigt wird
Ein App Passwort wird immer dann eingesetzt, wenn Programme oder Dienste die moderne Authentifizierung nicht unterstützen. Typische Beispiele:
ältere E Mail Programme wie Outlook, Thunderbird oder mobile Standard Apps
Kalender Synchronisation über Drittanbieter
Kontaktverwaltung mit externen Tools
verschiedene Cloud Speicher Anwendungen
Chat Programme oder Automatisierungsdienste, die auf Microsoft 365 zugreifen
Ein App Kennwort Microsoft 365 stellt sicher, dass diese Anwendungen weiterhin funktionieren, obwohl dein Konto mit 2FA geschützt ist.
Wichtige Sicherheitstipps
Für jede App ein eigenes App Passwort anlegen
Sichere Aufbewahrung nutzen, zum Beispiel Passwortmanager
Regelmäßig überprüfen, welche App Kennwörter aktiv sind
Nicht benötigte App Passwörter sofort löschen
Das Konto stets aktuell halten, da sich die Benutzeroberfläche je nach Microsoft 365 Version unterscheiden kann
Natürlich! Hier ist der überarbeitete Absatz mit den Quellen elegant und direkt aus dem Text heraus verlinkt:
Wenn Sie in Microsoft 365 die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert haben, benötigen Sie für ältere Anwendungen, die keine 2FA unterstützen, ein sogenanntes App‑Kennwort. Dieses spezielle Kennwort erlaubt Drittanbieter-Apps den Zugriff auf Ihr Konto – ohne dass bei jeder Anmeldung ein zusätzlicher Authentifizierungsschritt nötig ist.
Wie funktioniert das?
Als Administrator aktivieren Sie im Microsoft 365 Admin Center die Mehrstufige Authentifizierung. Beim nächsten Login wird der Benutzer automatisch zur 2FA-Einrichtung aufgefordert – etwa per Authenticator-App oder SMS.
Danach loggt sich der Benutzer unter „Mein Konto“ ein, navigiert zu Sicherheitseinstellungen, klickt auf „Zusätzliche Sicherheitseinstellungen“ und wählt dort die Option „App-Kennwörter erstellen“. Eine offizielle Anleitung dazu finden Sie bei Microsoft Support.
Wie App-Kennwörter mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung zusammenarbeiten, erklärt Microsoft in der Dokumentation zur Entra MFA-Funktion – insbesondere bei älteren Clients wie Outlook 2010 oder nativen Mail-Apps auf Smartphones.
Sicherheitstipps:
Erstellen Sie für jede App ein separates Kennwort.
Speichern Sie das Kennwort sicher, da es nur einmal angezeigt wird.
Löschen Sie nicht mehr benötigte App-Kennwörter regelmäßig.
Bei Verdacht auf einen Sicherheitsvorfall: App-Kennwörter sofort widerrufen.
Mit dieser Funktion bleibt Ihr Microsoft 365-Konto sicher – auch wenn ältere Anwendungen im Einsatz sind.
