managed E-Mail Archivierung
Unter Managed E-Mail Archivierung versteht man einen Service, bei dem ein Unternehmen oder ein Dienstleister die Verantwortung für die sichere und effiziente Archivierung von E-Mails übernimmt.
Durch die Nutzung eines Managed E-Mail Archivierungsdienstes können Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Mails ordnungsgemäß aufbewahrt werden, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen, rechtliche Risiken zu minimieren, die Speicherbelastung des E-Mail-Servers zu reduzieren und den Zugriff auf wichtige Kommunikationsdaten zu erleichtern.
Sichere E-Mail Archivierung
Die Email-Archivierung ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von großer Bedeutung aus mehreren Gründen.
Erstens müssen sie oft gesetzliche Bestimmungen einhalten und im Falle von Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen auf wichtige Daten zugreifen können.
Zweitens ermöglicht ein effizientes Archiv den Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf frühere Korrespondenz, was die Produktivität steigert.
Drittens verbessert die zentrale Archivierung die Datensicherheit und trägt zur Geschäftskontinuität bei.
Schließlich dienen E-Mail-Archive als wertvolle historische Aufzeichnung von Geschäftsaktivitäten, was die Nachverfolgung und Dokumentation vergangener Entscheidungen erleichtert.
Wir von Masedo stehen mit hochqualifizierten Mitarbeitern und einer ausgeklügelten Technik bereit , Ihre EMails Datenschutzkonform zu sichern.
Andre Hermanns
Lösungen und Services
E-Mail Sicherheit garantiert von Masedo
Compliance-Anforderungen:
Viele Branchen unterliegen gesetzlichen Bestimmungen, die eine Aufbewahrung von Geschäftsdaten, einschließlich E-Mails, für einen bestimmten Zeitraum erfordern. Eine ordnungsgemäße Archivierung stellt sicher, dass das Unternehmen diese Vorschriften einhält und im Falle einer Prüfung oder rechtlichen Auseinandersetzung nachweisen kann, dass es die erforderlichen Protokolle eingehalten hat.
Rechtliche Absicherung:
E-Mails können wichtige Informationen enthalten, die bei rechtlichen Streitigkeiten oder Untersuchungen relevant sind. Ein umfassendes Archiv ermöglicht es dem Unternehmen, relevante Kommunikation schnell zu finden und darauf zuzugreifen, um seine Position zu verteidigen oder seine Rechte durchzusetzen.
Effizienz und Produktivität:
Durch die Archivierung von E-Mails können Mitarbeiter Zeit sparen, indem sie schnell auf frühere Korrespondenz zugreifen können. Dies ist besonders wichtig, wenn Mitarbeiter auf wichtige Informationen oder Diskussionen zugreifen müssen, die in älteren E-Mails enthalten sind.
Datensicherheit:
Durch die zentrale Archivierung von E-Mails können Unternehmen die Sicherheit ihrer Daten verbessern. Ein Archivierungssystem kann Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen bieten, um unbefugten Zugriff auf sensible Informationen zu verhindern.
Geschäftskontinuität:
Im Falle von Datenverlust oder Systemausfällen kann ein E-Mail-Archiv dazu beitragen, den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, indem wichtige Kommunikationen wiederhergestellt werden können.
Historie:
E-Mails können auch eine wertvolle historische Aufzeichnung von Geschäftsaktivitäten darstellen. Ein Archiv ermöglicht es Unternehmen, ihre Entwicklung im Laufe der Zeit nachzuverfolgen und vergangene Entscheidungen zu dokumentieren.
Rechtliche Absicherung
Die Email-Archivierung spielt eine entscheidende Rolle bei der rechtlichen Absicherung von KMU, da E-Mails häufig wichtige Beweismittel in rechtlichen Streitigkeiten oder Untersuchungen darstellen. Durch die ordnungsgemäße Archivierung können Unternehmen relevante Kommunikationen schnell finden und darauf zugreifen, um ihre Position zu verteidigen oder ihre Rechte durchzusetzen. Dies ist besonders wichtig in Branchen, die einer erhöhten rechtlichen Überwachung unterliegen, wie beispielsweise im Finanz- oder Gesundheitswesen. Ein umfassendes Archiv bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Transaktionen und Entscheidungen zu dokumentieren und im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Anfragen eine klare und nachvollziehbare Informationsgrundlage vorzulegen. Dadurch können sie potenzielle rechtliche Risiken minimieren und ihre rechtliche Position stärken.
effiziente und produktive Arbeitsumgebung
Eine effiziente und produktive Arbeitsumgebung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, und die Verwaltung der E-Mailsicherung spielt dabei eine wichtige Rolle. Durch ein gut organisiertes System für die E-Mailsicherung können Mitarbeiter schnell und einfach auf frühere Korrespondenz zugreifen, was die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe erheblich steigert. Anstatt Zeit mit der Suche nach bestimmten Nachrichten oder Anhängen zu vergeuden, können sie sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Zentralisierung der E-Mailsicherung die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern verbessern, da Informationen leichter geteilt und gemeinsam genutzt werden können. Dies fördert eine kollaborative Arbeitskultur und trägt dazu bei, dass Projekte effizienter abgeschlossen werden. Insgesamt ermöglicht eine professionelle E-Mailsicherung eine reibungslose und effiziente Arbeitsweise, die letztendlich die Produktivität des gesamten Unternehmens steigert.
Bedarfsanalyse und Beratung:
Masedo führt eine umfassende Analyse der Anforderungen des Unternehmens durch und berät es bei der Auswahl einer geeigneten Email-Archivierungslösung, die den spezifischen Anforderungen und Compliance-Vorgaben entspricht.
Implementierung und Konfiguration:
Masedo übernimmt die Implementierung und Konfiguration der Email-Archivierungslösung, einschließlich der Integration in bestehende Systeme und die Anpassung an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens
Mitarbeiter Schulung und Support:
Masedo bietet Schulungen für Mitarbeiter an, um sie im Umgang mit der Email-Archivierungslösung zu schulen. Darüber hinaus stellt er einen kontinuierlichen Support bereit, um bei Fragen, Problemen oder Updates unterstützend zur Seite zu stehen.
Überwachung und Wartung:
Masedo überwacht die Email-Archivierungslösung kontinuierlich, um die ordnungsgemäße Funktionsweise sicherzustellen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Zudem führt er regelmäßige Wartungsarbeiten durch, um die Leistung und Sicherheit der Lösung zu optimieren.
Compliance-Management:
Masedo unterstützt das Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Richtlinien, indem er sicherstellt, dass die Email-Archivierungslösung alle erforderlichen Anforderungen erfüllt und entsprechende Protokolle führt.
Regelmäßige Backups und Datenmigration:
Masedo führt regelmäßige Backups der archivierten Daten durch, um deren Sicherheit und Verfügbarkeit zu gewährleisten. Zudem unterstützt er das Unternehmen bei der Datenmigration, z. B. beim Wechsel zu einer neuen Email-Archivierungslösung oder beim Umzug in die Cloud.
Technologien
- Azure Stack (HCI, Hub)
- Cloud Native
- Endpoint (Client OS, Security)
- Hybrid Cloud Core (Print-, Fileserver, Server OS, DNS, DHCP)
- Container (Kubernetes, Tanzu)
- Unified Communication (z. B. MS Exchange)
- Platform Services
- Identity Management (Active Directory, Azure AD, OpenLDAP, KeyCloak, Okta)
- Low Code
