Wer ist CodeTwo? E-Mail-Signaturen für Microsoft 365 einfach erklärt
In vielen Unternehmen sieht jede E-Mail-Signatur anders aus: veraltete Telefonnummern, unterschiedliche Logos, fehlende Pflichtangaben – und auf dem Smartphone oft gar keine Signatur. CodeTwo hat sich darauf spezialisiert, dieses Problem für Microsoft 365 und Exchange zentral zu lösen. In diesem Beitrag erklären wir, wer hinter CodeTwo steckt und wie die Lösung funktioniert.
Wer steckt hinter CodeTwo?
CodeTwo ist ein Softwarehersteller aus Jelenia Góra in Polen und wurde 2007 gegründet. Das Unternehmen entwickelt ausschließlich Lösungen rund um Microsoft 365, Exchange Server und Outlook. Nach eigenen Angaben werden die Produkte von weit über 100.000 Organisationen in mehr als 170 Ländern eingesetzt. Bekannt ist CodeTwo vor allem für die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen.
Das Problem mit Outlook-Signaturen
In Microsoft 365 legt normalerweise jede Person ihre Signatur selbst an – und zwar auf jedem Gerät einzeln: im Outlook am PC, in Outlook im Browser und in der Outlook-App auf dem Smartphone. Die Folgen kennt fast jedes Unternehmen:
- Signaturen sehen je nach Person und Gerät unterschiedlich aus
- Nach einem Umzug oder neuen Logo bleiben alte Daten wochenlang im Umlauf
- E-Mails vom Smartphone enden nur mit „Von meinem iPhone gesendet“
- Pflichtangaben wie Firmenname, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Geschäftsführung fehlen
Gerade der letzte Punkt ist mehr als ein Schönheitsfehler: Geschäftliche E-Mails von Unternehmen in Deutschland müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Was in eine rechtssichere Signatur gehört, erklären wir in unserem Beitrag Was ist eine E-Mail-Signatur?
Die Lösung: CodeTwo Email Signatures 365
CodeTwo Email Signatures 365 ist ein Cloud-Dienst, der Signaturen für alle Mitarbeiter zentral verwaltet. Die Signatur wird einmal gestaltet und automatisch mit den Daten jeder Person befüllt – Name, Position, Abteilung, Telefonnummer – direkt aus dem Benutzerverzeichnis von Microsoft 365.
Die wichtigsten Funktionen
- Signaturen auf allen Geräten: Die Signatur wird serverseitig an jede E-Mail angehängt – auch an E-Mails vom Smartphone oder aus dem Browser.
- Zentrale Pflege: Neue Adresse oder neues Logo? Eine Änderung genügt, und alle Signaturen sind sofort aktuell.
- Verschiedene Vorlagen: Unterschiedliche Signaturen für Abteilungen, Standorte oder Sprachen, interne E-Mails ohne Signatur.
- Disclaimer und Banner: Rechtliche Hinweise sowie Werbebanner, etwa für Messen oder Aktionen, lassen sich zeitgesteuert einbinden.
- Vorschau in Outlook: Mitarbeiter sehen die fertige Signatur bereits beim Schreiben.
Laut CodeTwo ist Email Signatures 365 von Microsoft für Microsoft 365 zertifiziert. Abgerechnet wird pro Benutzer im Monats- oder Jahresabo.
Weitere CodeTwo-Produkte
- CodeTwo Exchange Rules Pro: zentrale Signaturen und E-Mail-Regeln für Unternehmen, die noch einen eigenen Exchange Server betreiben.
- CodeTwo Office 365 Migration und Exchange Migration: Werkzeuge, um Postfächer zu Microsoft 365 oder auf einen neuen Exchange Server umzuziehen.
- Backup-Lösungen: Datensicherung für Microsoft 365 und Exchange.
Für wen lohnt sich CodeTwo?
CodeTwo lohnt sich für alle Unternehmen mit Microsoft 365, in denen mehr als eine Handvoll Personen E-Mails nach außen schreiben – spätestens, wenn mehrere Standorte, Abteilungen oder mobile Mitarbeiter dazukommen. Der Aufwand, Signaturen auf jedem Gerät einzeln zu pflegen, entfällt vollständig.
CodeTwo mit masedo einrichten
Die masedo IT-Systemhaus GmbH richtet CodeTwo Email Signatures 365 für Unternehmen in Dortmund und im Ruhrgebiet ein. Wir gestalten die Signaturvorlagen passend zu Ihrem Corporate Design, prüfen die Pflichtangaben, pflegen die Benutzerdaten in Microsoft 365 und sorgen dafür, dass die Signaturen auf allen Geräten korrekt erscheinen. Mehr zu Microsoft 365 lesen Sie in unserem Beitrag Microsoft 365 für KMU.
Häufige Fragen zu CodeTwo
Woher kommt CodeTwo?
CodeTwo ist ein Softwarehersteller aus Jelenia Góra in Polen und wurde 2007 gegründet.
Funktioniert CodeTwo auch auf dem Smartphone?
Ja. Weil die Signatur serverseitig hinzugefügt wird, erscheint sie auch bei E-Mails, die mit der Outlook-App oder einer anderen Mail-App auf dem Smartphone verschickt werden.
Müssen Mitarbeiter etwas installieren?
Nein, für die serverseitigen Signaturen ist keine Installation nötig. Optional gibt es ein Outlook-Add-in, mit dem die Signatur schon beim Schreiben angezeigt wird.
Kann ich unterschiedliche Signaturen für Abteilungen nutzen?
Ja. Signaturen lassen sich nach Abteilung, Standort, Sprache oder Empfänger unterscheiden, etwa ausführlich für externe und kurz für interne E-Mails.
Was kostet CodeTwo Email Signatures 365?
CodeTwo rechnet pro Benutzer im Monats- oder Jahresabo ab. Der genaue Preis hängt von der Anzahl der Benutzer ab. Eine kostenlose Testphase ist möglich.
