In fast jedem Unternehmen stecken wertvolle Informationen in den eigenen Daten: im Warenwirtschaftssystem, in der Buchhaltung, im Kundenverzeichnis oder in Excel-Listen. Meist liegen sie aber verstreut vor und werden nur mühsam ausgewertet. Business Intelligence bringt diese Daten zusammen und macht sie verständlich. In diesem Beitrag erklären wir, was Business Intelligence ist, wie sie funktioniert und wie auch kleine Unternehmen davon profitieren.
Was ist Business Intelligence?
Business Intelligence, kurz BI, bezeichnet das systematische Sammeln, Aufbereiten und Auswerten von Unternehmensdaten, um bessere Entscheidungen zu treffen. Ziel ist es, aus vielen einzelnen Zahlen einen klaren Überblick zu gewinnen: Wie entwickeln sich Umsatz und Kosten? Welche Produkte laufen gut? Wo entstehen Engpässe?
Im Kern beantwortet BI die Frage: Was ist passiert, und warum? Das Ergebnis sind Berichte und Dashboards, die wichtige Kennzahlen übersichtlich darstellen – statt in langen Tabellen.
Business Intelligence und Business Analytics
Die Begriffe werden oft vermischt. Business Intelligence blickt vor allem auf den aktuellen Stand und die Vergangenheit. Business Analytics geht einen Schritt weiter und versucht, mit statistischen Methoden und künstlicher Intelligenz künftige Entwicklungen vorherzusagen. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist BI der sinnvolle erste Schritt.
Wie funktioniert Business Intelligence?
- Daten sammeln: Daten aus verschiedenen Quellen werden zusammengeführt – etwa aus Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenverwaltung, Webshop oder Excel-Dateien.
- Daten aufbereiten: Die Daten werden bereinigt und vereinheitlicht. Doppelte Einträge werden entfernt, unterschiedliche Schreibweisen angeglichen, Kennzahlen eindeutig definiert.
- Daten speichern: Die aufbereiteten Daten landen in einem gemeinsamen Datenmodell, bei größeren Umgebungen in einem sogenannten Data Warehouse.
- Daten auswerten und darstellen: Berichte und Dashboards zeigen die wichtigsten Kennzahlen als Diagramme und Tabellen – auf Wunsch automatisch aktualisiert.
Beispiele aus dem Mittelstand
- Vertrieb: Welche Kunden bringen den meisten Umsatz? Welche bestellen seltener als früher?
- Einkauf und Lager: Welche Artikel liegen zu lange im Lager, welche sind ständig knapp?
- Finanzen: Wie entwickeln sich Umsatz, Kosten und Liquidität im Monatsvergleich? Daten aus der Buchhaltung, etwa aus Lexware Office, lassen sich dafür nutzen.
- Projekte und Aufträge: Welche Aufträge sind profitabel, wo laufen Stunden und Kosten aus dem Ruder?
- Personal: Wie entwickeln sich Krankheitstage, Überstunden oder Fluktuation? Daten liefern HR-Systeme wie Personio.
Die Vorteile von Business Intelligence
- Entscheidungen auf Basis von Fakten: statt nach Bauchgefühl oder veralteten Zahlen
- Zeitersparnis: Berichte, die bisher mühsam in Excel zusammengestellt wurden, aktualisieren sich automatisch.
- Eine gemeinsame Wahrheit: Alle arbeiten mit denselben Zahlen und Definitionen statt mit unterschiedlichen Listen.
- Probleme früh erkennen: Sinkende Margen, steigende Kosten oder ausbleibende Bestellungen fallen schneller auf.
Welche Werkzeuge gibt es?
Für den Einstieg reichen oft Werkzeuge, die viele Unternehmen bereits kennen:
- Microsoft Power BI: eines der verbreitetsten BI-Werkzeuge. Es lässt sich mit Excel, SharePoint und vielen anderen Datenquellen verbinden und passt gut zu einer Microsoft-365-Umgebung. Zum Erstellen von Berichten gibt es eine kostenlose Desktop-Version; zum Teilen von Berichten im Team sind Lizenzen nötig.
- Auswertungen in der Fachsoftware: Viele Programme für Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Personal bringen eigene Berichte und Dashboards mit.
- Spezialisierte BI-Plattformen: für größere Unternehmen mit vielen Datenquellen und komplexen Anforderungen.
Was Sie für den Einstieg brauchen
- Klare Fragen: Welche drei bis fünf Kennzahlen sind für Ihr Unternehmen wirklich wichtig? BI ohne klares Ziel endet in bunten, aber nutzlosen Dashboards.
- Saubere Daten: Die Auswertung ist nur so gut wie die Daten dahinter. Oft ist das Aufräumen der Stammdaten der größte Teil der Arbeit.
- Zugriff auf die Datenquellen: Die IT muss sicherstellen, dass die Systeme angebunden werden können – mit den richtigen Berechtigungen.
- Klein anfangen: Ein erstes Dashboard für einen Bereich, etwa den Vertrieb, zeigt schnell den Nutzen. Danach kann Schritt für Schritt erweitert werden.
Datenschutz und Sicherheit
BI führt Daten aus vielen Quellen zusammen – darunter oft Kunden- oder Mitarbeiterdaten. Deshalb sollte genau geregelt sein, wer welche Berichte sehen darf. Auswertungen über einzelne Mitarbeiter sind besonders sensibel; gibt es einen Betriebsrat, ist er in der Regel zu beteiligen. Mehr zu den Anforderungen lesen Sie in unserem Beitrag IT und DSGVO.
Business Intelligence mit masedo
Die masedo IT-Systemhaus GmbH unterstützt Unternehmen in Dortmund und im Ruhrgebiet bei der technischen Grundlage für Business Intelligence: Wir prüfen, wo Ihre Daten liegen, binden die Datenquellen an, richten Werkzeuge wie Power BI in Ihrer Microsoft-365-Umgebung ein und sorgen für sichere Zugriffsrechte. Einen Überblick über Ihre bestehenden Systeme liefert vorab eine IT-Infrastrukturanalyse.
Häufige Fragen zu Business Intelligence
Was ist Business Intelligence einfach erklärt?
Das Zusammenführen und Auswerten von Unternehmensdaten, um sie in übersichtlichen Berichten und Dashboards darzustellen und daraus bessere Entscheidungen abzuleiten.
Lohnt sich Business Intelligence für kleine Unternehmen?
Ja, wenn es klare Fragen gibt, die mit Daten beantwortet werden sollen. Der Einstieg ist mit Werkzeugen wie Power BI auch ohne große Investitionen möglich.
Ist Excel schon Business Intelligence?
Excel ist ein guter Anfang, stößt aber an Grenzen, sobald Daten aus mehreren Systemen regelmäßig zusammengeführt werden sollen. BI-Werkzeuge automatisieren diesen Schritt und machen Berichte für das ganze Team verfügbar.
Was ist ein Dashboard?
Eine Übersicht, die die wichtigsten Kennzahlen eines Bereichs auf einen Blick zeigt – meist als Diagramme, Ampeln oder Tabellen, die sich automatisch aktualisieren.
Welche Daten brauche ich für BI?
Die Daten, die Ihre Fragen beantworten – häufig aus Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenverwaltung oder Personalverwaltung. Wichtiger als die Menge ist, dass die Daten vollständig und sauber gepflegt sind.
