Der Server fällt aus, ein Techniker kommt, und Wochen später folgt eine Rechnung, mit der niemand gerechnet hat. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen sind IT-Kosten genau so: unregelmäßig, schwer planbar und oft erst dann ein Thema, wenn etwas kaputt ist. Eine IT-Flatrate dreht dieses Prinzip um. In diesem Beitrag erklären wir, wie sie funktioniert, was enthalten ist und worauf Sie achten sollten.
Was ist eine IT-Flatrate?
Bei einer IT-Flatrate zahlen Sie Ihrem IT-Dienstleister einen festen monatlichen Betrag. Dafür übernimmt er die laufende Betreuung Ihrer IT – Überwachung, Wartung, Updates, Sicherheit und Support –, ohne dass jeder Einsatz einzeln abgerechnet wird. Die Höhe richtet sich in der Regel nach der Anzahl der Benutzer oder Arbeitsplätze und dem gewählten Leistungsumfang.
Fachlich ist die IT-Flatrate das Abrechnungsmodell hinter Managed Services. Was ein Managed Services Provider im Einzelnen leistet, erklären wir in unserem Beitrag Was sind Managed Services?
Flatrate oder Abrechnung nach Aufwand?
Abrechnung nach Aufwand
Der Dienstleister wird gerufen, wenn ein Problem auftritt, und rechnet die Arbeitszeit ab. Das wirkt flexibel, hat aber zwei Nachteile: Die Kosten sind kaum planbar, und der Dienstleister verdient am meisten, wenn viel kaputtgeht. Vorbeugende Wartung findet oft nicht statt, weil niemand sie bestellt.
IT-Flatrate
Der Dienstleister erhält einen festen Betrag – unabhängig davon, wie viele Störungen auftreten. Er hat damit ein eigenes Interesse daran, dass Probleme gar nicht erst entstehen. Systeme werden laufend überwacht, Updates eingespielt und Schwachstellen beseitigt, bevor sie zum Ausfall führen.
Was ist in einer IT-Flatrate enthalten?
Der genaue Umfang hängt vom Anbieter und Paket ab. Typische Bestandteile sind:
- Überwachung: Server, Netzwerk und Arbeitsplätze werden laufend auf Störungen und Engpässe geprüft.
- Updates und Patches: Sicherheitsupdates für Betriebssysteme und Programme werden regelmäßig eingespielt.
- IT-Sicherheit: Virenschutz, Firewall und die Überwachung sicherheitsrelevanter Ereignisse.
- Datensicherung: Einrichtung und Überwachung der Backups, inklusive regelmäßiger Prüfung der Wiederherstellung.
- Support: Hilfe bei Fragen und Störungen per Telefon, Fernwartung oder vor Ort.
- Benutzerverwaltung: Neue Mitarbeiter einrichten, Zugänge ändern oder sperren.
- Dokumentation und Berichte: Ein aktueller Überblick über Systeme, Lizenzen und den Zustand Ihrer IT.
Was ist meist nicht enthalten?
Eine Flatrate heißt nicht, dass jede IT-Leistung abgedeckt ist. In der Regel separat berechnet werden:
- Hardware und Lizenzen: neue PCs, Server oder Software-Abos wie Microsoft 365
- Projekte: etwa die Umstellung auf eine neue Telefonanlage, ein Serverumzug in die Cloud oder der Aufbau eines neuen Standorts
- Leistungen außerhalb der Servicezeiten, sofern nicht ausdrücklich vereinbart
- Folgen von Eingriffen Dritter, etwa wenn ein anderer Anbieter Änderungen vorgenommen hat
Wichtig ist, dass diese Grenzen im Vertrag klar beschrieben sind. Eine seriöse IT-Flatrate legt offen, was enthalten ist – und was nicht.
Die Vorteile einer IT-Flatrate
- Planbare Kosten: Sie wissen jeden Monat, was die IT-Betreuung kostet. Das erleichtert Budgetplanung und Kalkulation.
- Weniger Ausfälle: Durch Überwachung und Wartung werden viele Probleme erkannt, bevor sie den Betrieb stören.
- Kein Zögern bei Fragen: Mitarbeiter melden Probleme früher, weil nicht jeder Anruf eine Rechnung auslöst.
- Fachwissen ohne eigene IT-Abteilung: Sie greifen auf ein ganzes Team zu, statt für jedes Thema eigene Fachkräfte einzustellen.
- Wächst mit: Kommen neue Mitarbeiter oder Standorte hinzu, wird die Pauschale angepasst, ohne dass ein neuer Vertrag nötig ist.
Worauf Sie beim Vertrag achten sollten
- Leistungsbeschreibung: Welche Systeme und Leistungen sind enthalten, welche nicht?
- Reaktionszeiten: Wie schnell reagiert der Dienstleister bei Störungen, und gilt das nur zu Geschäftszeiten?
- Servicezeiten: Wann ist der Support erreichbar?
- Vertragslaufzeit und Kündigung: Wie lange binden Sie sich, und was passiert mit Ihren Daten und Zugängen beim Wechsel?
- Datenschutz: Wo werden Ihre Daten verarbeitet, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Ansprechpartner: Sprechen Sie mit festen Personen oder mit einer wechselnden Hotline?
Welche Fehler Unternehmen beim Auslagern der IT häufig machen, lesen Sie in unserem Beitrag Die häufigsten Fehler bei der IT-Auslagerung.
Für wen lohnt sich eine IT-Flatrate?
Eine IT-Flatrate lohnt sich vor allem für Unternehmen, die keine eigene IT-Abteilung haben oder deren IT-Verantwortlicher die Betreuung nebenbei erledigt. Typische Beispiele sind Handwerksbetriebe, Kanzleien, Praxen, Händler und Dienstleister mit einer Handvoll bis einigen hundert Arbeitsplätzen. Auch Unternehmen mit eigener IT profitieren, wenn sie Routineaufgaben auslagern, damit sich die interne IT um Projekte kümmern kann.
Die IT-Flatrate von masedo
Die masedo IT-Systemhaus GmbH bietet ihre IT-Betreuung in drei Paketen an: Essential, Professional und Premium. Die monatliche Pauschale richtet sich nach der Anzahl der Benutzer und dem gewählten Paket. In den Paketen Professional und Premium garantieren wir eine Reaktionszeit von maximal 8 Stunden während unserer Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 8:00 bis 16:30 Uhr). Ergänzend gibt es Bausteine wie Backup-Lösungen und E-Mail-Sicherheit.
Unsere eigenen Systeme betreiben wir ausschließlich in deutschen Rechenzentren, mit jedem Kunden schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei der Übernahme nehmen wir Ihre bestehende IT auf, dokumentieren sie und übernehmen die Betreuung Schritt für Schritt – ohne Stillstand im Betrieb. Wir betreuen Unternehmen in Dortmund, Bochum, Essen und dem gesamten Ruhrgebiet.
Häufige Fragen zur IT-Flatrate
Was kostet eine IT-Flatrate?
Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Benutzer oder Arbeitsplätze und dem Leistungsumfang. Ein seriöser Anbieter nennt Ihnen nach einer kurzen Bestandsaufnahme einen festen monatlichen Betrag.
Ist eine IT-Flatrate teurer als Abrechnung nach Aufwand?
In ruhigen Monaten zahlen Sie unter Umständen mehr, als ein einzelner Einsatz gekostet hätte. Dafür sind Ausfälle, Notfalleinsätze und vorbeugende Wartung abgedeckt, und die Kosten sind planbar. Über das Jahr gerechnet ist die Flatrate für viele Unternehmen die wirtschaftlichere Lösung.
Ist Hardware in der Flatrate enthalten?
In der Regel nicht. Hardware und Software-Lizenzen werden separat beschafft. Die Betreuung der Geräte ist dagegen Teil der Flatrate.
Wie lange läuft ein Vertrag?
Das hängt vom Anbieter ab. Bei masedo beträgt die Mindestlaufzeit in der Regel 24 Monate, nach Absprache vereinbaren wir auch individuelle Laufzeiten.
Eignet sich eine IT-Flatrate auch für kleine Unternehmen?
Ja, gerade für kleine Betriebe ohne eigene IT-Abteilung. Sie erhalten professionelle Betreuung zu einem festen Preis, ohne eigene IT-Fachkräfte einstellen zu müssen.
