IT-Notfallkarte: Richtig handeln, wenn die IT ausfällt
Ein Bildschirm zeigt plötzlich eine Lösegeldforderung, der Server ist nicht erreichbar oder ein Mitarbeiter hat auf einen verdächtigen Link geklickt. In solchen Momenten entscheiden die ersten Minuten darüber, wie groß der Schaden wird. Doch gerade dann weiß oft niemand, wen er anrufen soll und was jetzt zu tun ist. Eine IT-Notfallkarte schafft hier Klarheit.
Was ist eine IT-Notfallkarte?
Eine IT-Notfallkarte ist ein Aushang, der Mitarbeitern zeigt, wie sie sich bei einem IT-Notfall verhalten sollen – vergleichbar mit dem bekannten Schild „Verhalten im Brandfall“. Sie nennt die Notfallnummer, die wichtigsten Verhaltensregeln und die Informationen, die beim Anruf abgefragt werden.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat dafür eine Vorlage mit dem Titel „Verhalten bei IT-Notfällen“ veröffentlicht, die Unternehmen ausdrücklich nutzen und verbreiten dürfen. Unsere IT-Notfallmeldekarte orientiert sich an diesem Aufbau und enthält bereits die Kontaktdaten Ihres IT-Dienstleisters.
Was gilt als IT-Notfall?
- Verschlüsselte Dateien oder eine Lösegeldforderung auf dem Bildschirm
- Verdacht auf Schadsoftware, etwa nach dem Öffnen eines verdächtigen Anhangs
- Ungewöhnliches Verhalten von PCs oder Programmen
- Ausfall wichtiger Systeme wie Server, Internet oder Telefonanlage
- Verlust oder Diebstahl eines Notebooks oder Smartphones mit Firmendaten
- Verdacht, dass Zugangsdaten in falsche Hände geraten sind
Im Zweifel gilt: lieber einmal zu viel melden als einmal zu wenig.
So verhalten sich Mitarbeiter im IT-Notfall
- Ruhe bewahren. Hektik führt zu Fehlern.
- Arbeit am betroffenen Gerät sofort einstellen. Keine Dateien mehr öffnen, nichts speichern, keine Programme starten.
- IT-Notfall melden. Die Notfallnummer auf der Karte anrufen – nicht per E-Mail, denn auch die kann betroffen sein.
- Keine eigenen Gegenmaßnahmen. Das Gerät nicht ausschalten, nichts löschen und keine Programme installieren, solange der IT-Ansprechpartner es nicht ausdrücklich sagt. Sonst gehen möglicherweise wichtige Spuren verloren.
- Beobachtungen notieren. Was ist passiert, wann, und was wurde zuletzt gemacht?
Diese Fragen werden beim Anruf geklärt
Damit der IT-Dienstleister schnell helfen kann, braucht er einige Informationen. Die Notfallkarte listet diese Fragen auf, sodass Mitarbeiter sie vorbereitet beantworten können:
- Wer meldet den Notfall, und wie ist die Person erreichbar?
- Welches Gerät oder System ist betroffen?
- Wo befindet es sich (Gebäude, Raum, Arbeitsplatz)?
- Was wurde beobachtet, und wann ist es passiert?
- Was wurde unmittelbar davor am Gerät gemacht?
Unsere IT-Notfallmeldekarte zum Download
Die masedo IT-Notfallmeldekarte enthält Notfallnummer, Verhaltensregeln und die wichtigsten Fragen auf einen Blick. Ein QR-Code führt direkt zu unserer Supportseite. Sie können die Karte ausdrucken und an zentralen Stellen aufhängen – etwa am Empfang, in Büros, im Serverraum und in der Teeküche – oder digital an alle Mitarbeiter verteilen.
Die Karte allein reicht nicht: 7 Maßnahmen für den Ernstfall
Die Notfallkarte sorgt dafür, dass ein Vorfall schnell gemeldet wird. Damit danach auch die richtigen Schritte folgen, sollten Unternehmen vorab Folgendes klären:
- Ansprechpartner festlegen: Wer nimmt Notfallmeldungen entgegen – intern oder ein IT-Dienstleister? Und wer vertritt diese Person im Urlaub oder nachts?
- Notfallnummer prüfen: Funktioniert die Nummer auch dann, wenn die eigene Telefonanlage ausgefallen ist? Eine Mobilnummer als Ausweichkontakt gehört auf die Karte.
- Datensicherung testen: Ein Backup hilft nur, wenn es sich auch zurückspielen lässt. Mehr dazu in unserem Beitrag zum 3-2-1-Datensicherungskonzept.
- Wichtige Daten offline bereithalten: Zugangsdaten, Kontaktlisten und Lizenzschlüssel sollten auch ohne funktionierende IT verfügbar sein.
- Meldepflichten kennen: Sind personenbezogene Daten betroffen, kann eine Meldung an die Datenschutzaufsicht nötig sein – in der Regel innerhalb von 72 Stunden.
- Polizei einschalten: Bei Cyberangriffen ist die Zentrale Ansprechstelle Cybercrime (ZAC) des jeweiligen Landeskriminalamts der richtige Kontakt für Unternehmen.
- Mitarbeiter schulen: Wer weiß, wie ein Angriff aussieht, erkennt ihn schneller. Mehr dazu in unserem Beitrag Mitarbeiter als IT-Sicherheitsrisiko.
IT-Notfallhilfe durch masedo
Die masedo IT-Systemhaus GmbH unterstützt Unternehmen in Dortmund und im Ruhrgebiet bei IT-Notfällen – von der ersten Einschätzung am Telefon über die Eindämmung eines Angriffs bis zur Wiederherstellung der Systeme. Noch besser ist es, Notfälle gar nicht erst entstehen zu lassen: Mit laufender Überwachung, Updates und geprüften Backups im Rahmen unserer Managed Services erkennen wir viele Probleme, bevor sie den Betrieb stören.
Häufige Fragen zur IT-Notfallkarte
Wo sollte die IT-Notfallkarte hängen?
An allen Stellen, an denen gearbeitet wird und die jeder schnell erreicht: in Büros, am Empfang, im Serverraum und in Gemeinschaftsräumen. Zusätzlich sollte sie digital verfügbar sein, etwa im Intranet.
Soll ich den PC bei einem Angriff ausschalten?
Nein, nicht eigenmächtig. Stellen Sie die Arbeit ein und melden Sie den Vorfall. Ob das Gerät vom Netzwerk getrennt oder ausgeschaltet wird, entscheidet der IT-Ansprechpartner – denn beim Ausschalten können wichtige Spuren verloren gehen.
Wie oft sollte die Karte aktualisiert werden?
Sobald sich Ansprechpartner oder Telefonnummern ändern, spätestens aber alle sechs Monate. Eine veraltete Notfallnummer ist im Ernstfall wertlos.
Lohnt sich eine Notfallkarte auch für kleine Unternehmen?
Gerade dort. Kleine Betriebe haben meist keine eigene IT-Abteilung – umso wichtiger ist, dass jeder weiß, wen er im Notfall anruft.
Gibt es eine offizielle Vorlage?
Ja. Das BSI stellt die IT-Notfallkarte „Verhalten bei IT-Notfällen“ kostenlos zur Verfügung, auch in mehreren Sprachen. Unsere Karte basiert auf diesem Aufbau und enthält bereits unsere Kontaktdaten.
