Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird es für viele ernst: Dann müssen sie E-Rechnungen auch selbst ausstellen. In diesem Beitrag erklären wir, wer wann betroffen ist, was eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung unterscheidet und wie Sie die Umstellung mit Lexware Office umsetzen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Die Rechnungsdaten – Betrag, Steuersatz, Leistungsdatum, Bankverbindung – stecken als Datensatz in der Datei und können direkt in die Buchhaltungssoftware übernommen werden.
Eine PDF-Rechnung ist dagegen nur ein digitales Bild einer Papierrechnung und gilt rechtlich nicht als E-Rechnung. Zulässig sind vor allem zwei Formate:
- XRechnung: ein reiner Datensatz (XML) ohne Ansicht für das Auge – Standard bei Behörden
- ZUGFeRD: eine PDF-Datei mit eingebettetem Datensatz, die Mensch und Software gleichermaßen lesen können – zulässig ab Version 2.0.1
Wer muss wann umstellen?
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen für inländische Geschäfte mit anderen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
- Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle Unternehmen.
Ausnahmen
- Rechnungen an Privatpersonen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen müssen sie sie trotzdem
Wichtig: Maßgeblich für die Pflicht ab 2027 ist der Umsatz des Jahres 2026. Wer in diesem Jahr die Grenze von 800.000 € überschreitet, muss bereits ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
E-Rechnungen mit Lexware Office
Lexware Office unterstützt beide Formate, XRechnung und ZUGFeRD. Mehr zur Software selbst lesen Sie in unserem Beitrag Was ist lexoffice?
E-Rechnungen empfangen
Eingehende E-Rechnungen werden in Lexware Office erfasst: Die Software liest die Daten aus dem Datensatz aus, prüft sie und übernimmt sie in die Buchhaltung. Die Rechnungen werden GoBD-konform archiviert.
E-Rechnungen erstellen und versenden
Rechnungen werden wie gewohnt geschrieben. Damit daraus eine E-Rechnung wird, muss beim jeweiligen Kunden in den Kontaktdaten hinterlegt sein, dass er E-Rechnungen erhält – Lexware Office erstellt E-Rechnungen nicht automatisch für alle Kunden. Die fertige Rechnung wird per E-Mail verschickt oder über das Kundenportal bereitgestellt.
Prüfen Sie vor der Umstellung, ob Ihr aktueller Tarif das Ausstellen von E-Rechnungen enthält. Lexware gibt an, dass die E-Rechnungsfunktionen ohne Zusatzkosten nutzbar sind; einige Vergleichsportale nennen dagegen den höchsten Tarif als Voraussetzung für den Versand. Maßgeblich ist die aktuelle Tarifübersicht von Lexware.
So gelingt die Umstellung in 5 Schritten
- Pflicht klären: Lag Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €? Dann müssen Sie ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
- Tarif prüfen: Unterstützt Ihr Lexware-Office-Tarif das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen?
- Kundendaten vorbereiten: Bei Kunden, die E-Rechnungen erhalten, das gewünschte Format und die Empfangsadresse hinterlegen. Für Behörden wird zusätzlich eine Leitweg-ID benötigt.
- Empfang organisieren: Eine feste E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen einrichten und den Weg in die Buchhaltung festlegen.
- Testen: Erste E-Rechnungen an Stammkunden schicken und Rückmeldung einholen, bevor alle Rechnungen umgestellt werden.
Die IT-Seite nicht vergessen
E-Rechnungen kommen meist per E-Mail. Damit sie zuverlässig ankommen und rechtssicher aufbewahrt werden, sollte auch die IT stimmen:
- Postfach: eine zentrale Adresse für Eingangsrechnungen, auf die mehrere Personen Zugriff haben
- Archivierung: E-Mails mit Rechnungen müssen samt Originaldatei unveränderbar aufbewahrt werden. Mehr dazu in unserem Beitrag über E-Mail-Archivierung mit MailStore.
- Sicherheit: Gefälschte Rechnungen per E-Mail sind ein beliebter Betrugsweg. Ein guter E-Mail-Schutz und geschulte Mitarbeiter helfen. Mehr dazu in unserem Beitrag über Hornetsecurity.
Unterstützung durch masedo
Die masedo IT-Systemhaus GmbH unterstützt Unternehmen in Dortmund und im Ruhrgebiet bei der Umstellung auf die E-Rechnung – von der Einrichtung in Lexware Office über das Rechnungspostfach bis zur rechtssicheren Archivierung. Die steuerliche Beurteilung im Einzelfall übernimmt Ihr Steuerberater; wir sorgen dafür, dass die Technik funktioniert.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Rechnung gilt rechtlich als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD haben.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 1. Januar 2027, sonst ab 1. Januar 2028. Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen bereits seit 2025.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Welches Format soll ich verwenden?
Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD oft praktisch, weil die Rechnung zusätzlich wie gewohnt lesbar ist. Behörden verlangen meist die XRechnung. Lexware Office beherrscht beide Formate.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
E-Rechnungen müssen wie andere Buchungsbelege über mehrere Jahre unveränderbar aufbewahrt werden, und zwar im Originalformat. Die genaue Frist klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Ob und ab wann Sie zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.
